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La Tecnología en las comercializadoras

El mayor poder de convicción a la hora de implementar recursos de tecnología informática en las empresas inmobiliarias, algunas veces, no es suficiente para garantizar el éxito en los resultados de su puesta en marcha.



Comentamos en la nota anterior publicada por Reporte Inmobiliario, sobre la necesidad de dirigir en forma correcta las inversiones en tecnología informática para empresas del sector inmobiliario, dándole mayor importancia a los componentes "livianos" del circuito tecnológico (software en general, software de administración, desarrollos webs integrados, etc.) y no tanto a los componentes "duros" (hardware en general), que hacen mas bien a la estética de la empresa y no a satisfacer a un mercado cada vez más exigente en cuanto a información digital se refiere.

Ahora bien, cuando los empresarios hayan comprendido las prioridades arriba expuestas y decididos a incorporar la tecnología correcta para la tecnificación de su empresa, el mayor poder de convicción a la hora de hacer lo correcto no es suficiente para garantizar el éxito de la implementación y puesta en marcha de los "nuevos" recursos. Muchas veces, contar con los elementos necesarios para navegar no es suficiente para que el barco llegue a buen puerto y sin sobresaltos. Se necesitarán otros componentes externos, además del software en sí, para asegurar el éxito de una buena puesta en marcha de los sistemas administrativos contables. Esos factores son los que trataremos a continuación.

Para un análisis más claro, podemos diferenciar la implementación en tres configuraciones diferentes de empresas, las que tendrán distintas necesidades según su conformación en cuanto al personal que trabaja y la cantidad de sucursales que posee:

CLASIFICACION de empresas según su personal y ubicación geográfica del mismo

A), empresas pequeñas, generalmente familiares, de no más de 5 personas y 1 sola oficina.
B), empresas de mayor envergadura, entre 6 y 20 personas trabajando y 1 sola oficina.
C), empresas de más de 20 personas trabajando y más de 1 sucursal.

Obsérvese que la diferenciación a tener en cuenta está dada por el personal y configuración geográfica del mismo y NO por el volumen de información que maneje la empresa. Dicho de otra manera, una inmobiliaria pequeña, con muy poco material y flujo de información, debe manejar exactamente el mismo circuito administrativo contable que una empresa de mayor envergadura. La complejidad no está en el volumen sino en la configuración, podríamos decir, del hardaware de la empresa, su posición geográfica y al esquema de jerarquía del personal que opera ese circuito de información.

ANALISIS COMPARATIVO de EXITO en la puesta en marcha de sistemas de computación en Empresas Inmobiliarias por tipo de empresa (A, B o C)

CASO A

El porcentaje de éxito en la puesta en marcha de sistemas de computación en estas empresas es considerablemente mayor que para los casos de empresas tipo B o C. El esquema sencillo y de jerarquías bien definido en lo que al personal se refiere sumado a una configuración de hardware de no más de 5 equipos en un solo lugar le dan a la empresa el 80% de garantía en el éxito de la implementación. El 20 % restante dependerá de dos factores que lo complementan: la CONVICCION EMPRESARIAL y LA CAPACITACION del personal. Generalmente el poder de convicción de los empresarios para adquirir nuevas tecnologías es ALTO en referencia al del personal, los que muchas veces ofrecen resistencia a los "cambios" ya que temen quedar afuera del nuevo esquema de trabajo (esto se relaciona directamente con la edad del empleado). En cambio, a la hora de iniciar una CAPACITACION, son el personal en relación de dependencia quienes demuestran mayor interés que los titulares de las firmas, los que en la mayoría de los casos prefieren quedar al margen del aprendizaje. Un correcto equilibrio entre la convicción empresarial y una adecuada capacitación por jerarquías para todos los integrantes de la empresa, será la clave para lograr el éxito de la implementación para estos casos.

CASO B

Al presentar la empresa una configuración de hardware y por lo tanto de personal de gran escala (tomemos por ejemplo una empresa con más de 15 personas trabajando en un mismo lugar físico), además de los factores que se presentan en el caso A y que deben tenerse en cuenta para éstos casos, la complejidad se ve aumentada por factores que tienen que ver principalmente por la jerarquía del personal y la función que debería cumplir cada uno en relación a la nueva forma de trabajo, lo que reduce el porcentaje de éxito de arranque a un valor estimado de 60-70 % en función de la configuración específica de la empresa. Cual es la clave en estos casos además de la convicción empresarial y la capacitación del personal ? El punto más importante es la decisión inicial de armar un esquema de jerarquías y tareas específicas asignadas a cada integrante del staff según su puesto y función. Y lo más importante, la decisión de seleccionar una persona determinada que cumpla la función de "implementador" o responsable de la puesta en marcha de los sistemas y su relación con los proveedores de la nueva tecnología. En algunos casos, cuando no se cuenta en el staff con una persona con tal perfil, es recomendable que se contrate específicamente para tal función.

Lo opuesto al esquema ideal y que sucede a menudo en empresas del rubro inmobiliario de este tipo, es que los empresarios dejan en manos de los proveedores de tecnología la responsabilidad de implementar correctamente los sistemas, confundiendo las funciones específicas de cada rubro. Un ejemplo similar sería, por ejemplo, que el titular de la inmobiliaria dejara en manos de MICROSOFT (r), la responsabilidad por la puesta en marcha de su producto WORD en la empresa. Esto, que parece descabellado, es muy común en los empresarios locales a la hora de hacer uso de sistemas administrativos contables que adquieren con proveedores de tecnología. La función del proveedor de sistemas es la de garantizar el soporte técnico y los avances o mejoras permanentes (up grades) a los productos que comercializan. La función del empresario es la de guiar y seleccionar un responsable interno para la puesta en marcha de los mismos en su empresa.

CASO C

A las variables de los casos A y B que deberán ser tenidas en cuenta de la misma forma para éstos casos, se suma el hecho de poseer la empresa varias sucursales en distintos lugares geográficos, lo que introduce en el esquema de análisis nuevas variables que pueden operar en contra de la correcta implementación de los sistemas. Es por ello que en éstos casos tomaremos como base un porcentaje de efectividad del 50 % de arranque. Suponiendo la convicción empresarial, la capacitación del "encargado" en cada sucursal, y la designación de un responsable general en la empresa para la correcta implementación, este tipo de empresas deberá sentarse a "repensar" y evaluar el esquema de trabajo y tareas que manejan en modo LOCAL así como las que manejan en modo COMPARTIDO. Esto significa que se debe tener bien claro y analizado de antemano cual es el material que "viajara" o se compartirá de una sucursal a otra y cual se manejara en forma independiente por local. Esto es indistinto de las características tecnológicas que ofrezca el sistema a implementar, ya que en general todos los programas ofrecen alternativas de intercambio de información. El problema es que las empresas en "modo manual" manejan en general la información desordenada de sus locales, mientras que la nueva tecnología les permitirá poder "compartir" información entre ellas que aumentará el rendimiento de los servicios que la empresa les ofrece a sus clientes. Ejemplos concretos son: si las tasaciones se centralizan o son manejadas y administradas en forma local por las sucursales, si además de las fichas de propiedades que seguro querrán compartir, lo harán también con clientes y por consiguiente el esquema de agenda de cada uno. Lo mismo sucede con áreas específicas como publicidad, cartelería, contable, administración del alquileres, etc.
Muchas veces, la incorporación de tecnología a una empresa de gran escala, requiere de un análisis profundo de los vicios que la empresa posee por cuanto no ha poseído hasta el momento la tecnología adecuada para superarlos, de manera de no "trasladar" los errores acumulados por el trabajo manual al nuevo circuito informatizado que se pondrá en marcha.

CONCLUSION

La adquisición de tecnología de hardware y software para una empresa inmobiliaria pone en juego variables completamente distintas a las que se manejarían en la adquisición de cualquier otro elemento en la empresa (mobiliario, tableros electrónicos, vehículos, telefonía móvil, etc.). Ello no lo hace más complejo ni menos importante. Por el contrario, saber evaluar esas variables en el momento oportuno y lograr una correcta implementación de éstas nuevas tecnologías que hoy ofrece el mercado, es lo que distingue a una empresa y la prepara para enfrentar la avalancha de información digital que requiere el "nuevo" cliente del tercer milenio.

Gabriel Horacio Belamendia*
belamendia@xtres.com
www.xtres.com

© ReporteInmobiliario.com, 2003-2008, Lunes 31 de marzo de 2008.

*Ingeniero Civil (UBA) y Programador de Sistemas, ha desarrollado la docencia académica sobre Tecnología Informática en la Universidad de Buenos Aires e instituciones privadas desde 1987 hasta la fecha.




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